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本日はプレゼンテーション後編・実践編。
聞き手、承認者を納得させる、コミュニケーションの設計とは。
プレゼンの前提
開始前の前提として、以下を遵守したミーティングやセッションをセットしましょう。
事前メールやコミュニケーションツールでの連絡、シェアする資料自体に書いてしまっても良いですね。
１.プレゼンする､される目的が明確
- 同席に座しての、セッション意義（なぜ参加するか、しているか）に納得できている
２.セッションメリット（情報、商品、あらゆる価値の獲得）が明確
- これから “話を聞く価値” に、納得ができている
(詳しくは設計編に記載、ぜひご覧くださいませ)
「なぜ私が参加しているのか」納得できていない人間に、依頼や提案、まして承認なんて難しいですので。
例えば「他の２部署の部長にも打診済みだが、却下される。高橋部長には承認頂けそうか、お伺いしたい」
「予算の都合上、経理チームにしかお願いできない。経理チームで承認できないなら、この企画は取り下げる」
と言った、人や予算に関する前提などは、特に重要。
「これは、私にしかできない事なのか？」という問いは皆、心の中で考えやすいので
（皆、仕事を振られること自体、嫌だったりしますので）
作業、承認などの “依頼目的” のセッションでは、丁寧に「人や予算の制約など」は説明するのが良いですね。
この説明で「あ、私がやらないとダメそうか」という、１つのマインドセットになります。
逆に、最初にこのプロセスが抜けると「他をあたってくれ」ともなりやすく、
最後に後付けのように「高橋さんしかいない」など言っても受け入れづらいです。
「それは困ったから言っているお願いでは？」という感触を持たせず、
「準備･設計されていて、私向けに用意された、特別･正式な場である」と思わせるのが重要です。
説明の全体像
資料作成済みを前提に、説明での理想ステップは、以下４ステップだと思います。
もちろん「これが絶対正解」はないですし、人の性格、要求に合わせて変える必要はあります。が、
情報不十分な中「恥ずかしくないレベルでプレゼンの準備しておいて」なら、以下で十分だと思います。
①初めに、プレゼンの “受け手が分からなくて怖いこと、気になること（予想でOK）” から話し始める
- 例えば、会議に暫く出ていないお偉いさんとの「情報ギャップが大きく､気になること」は何か？
②次に、資料の「作られ方」を話す = 作った者と、検討では何を詰め込み、資料構成はどうなっているか
- 例えば、追加予算についてドラフトした資料で、構成は「前年予算→改善案→理由」と３パート､など
③本紙の前で「目的･メリット」を話し、認識ズレがないことを合意する（プレゼンテーション設計編）
④サマリー、その後詳細を説明: 「なぜ、説明資料を数枚挟む必要があるのか」に触れながら説明する
情報ギャップが大きい点から
プレゼンテーション初め。
情報の受け手を想像し「ミーティングに対する理解度」を予想。
「情報の受け手が、最も “分からない、心配、気になっている” こと」は何か？から話します。
まずは、紙面に入る前で上記を話すのが良いです。
(紙面に入ると、紙面の体裁、文字、校正･･･さまざまが気になります)
自分が聞く立場、特に承認者目線になってみると、これは分かりやすいと思います。
このミーティングでいきなり「あなたはA or B案、どちらが良いと思いますか？」と
問われたら、どうでしょうか。もしくは、問われることが確定している状況。
少なからず緊張し、何かしら準備をするのではないでしょうか。そして、焦りが口に出る人もいるかもしれません。
「何？このミーティング。何すれば良いの？私は」（この場合、最大に気になっていること = 参加者の役割）
→「質問されたり、判断を問われる」行為は、時によって、また言い方によって、攻撃にも近しい行為です。
やり方によっては、怒られる、注意される、口論になる、の素でもありますし、要注意。
それを避けるためにも
「このミーティングでは私から２つ提案をいたしますので、良いか悪いかのアドバイスください」
例えば、こんなことでも口に出すことが重要。
「あ、この場では、アドバイスすれば良いんだな。提案も聞けば良いんだな」とマインドセットされます。
たまに若手が「あの上司は説明を邪魔して、すぐに口を出すから。まともに話しを聞いてくれないと思った方が良い」
というのも耳にしますが、
これは「すべて上司が悪い」ことも無かったりします。聞く立場を想像すれば分かりますが
「何を求められるのか、不明なまま続くミーティング」というのも、怖いものです。
最後に聞きたいことを聞けばいいやと、ずーっと自分の話したいことを話してはいませんか？
自身にも、見直してみる余地はあるかもしれませんね。
資料の「作られ方」を話す
意外と忘れがちな「構成」について触れることも重要。
具体的には作った者やリサーチの方法、これまでの検討では何を話して、結果として、資料構成はどうなっているか。
例
・事務改善チームで､１ヶ月間で急ぎ社内調査
・計３部署に跨がる事務連携面の課題を集約する取り組み
・調査設計、結果、課題考察、ネクストアクションの資料構成にまとめ
これは「あなた達が、これまで考えたり、採択したリサーチや検討のやり方」は
「誰しもが理解し、当たり前に用いるスタンダードではない」ので、その説明をします。
例えば「３人にヒアリングした」だけの情報を「全体課題」とすれば
「まだ、調査が必要ではないか」と「承認を取りたい場」としては別の疑問を生むワケなので、要注意。
この場合、「ストーリーに沿う、矛盾ない作られ方が示されている」ことが理想ですが、
まずは正直に、正確に書いて話すことが重要です。
（３人調査を盛る意味はなし。調査設計を話すことで、上長が “間違い” に気付けることが重要）
あとは作られ方として「構成について触れること」も非常に重要。
パワーポイントでは特に要注意ですが、
従前検討チームが「一所懸命考えまくった、例えば論点、課題、解決策の提示構成」などは、
かなり複雑になっていることが多いです。
作っている側は、気持ちや興が乗るので「これ以上は分かりやすくできない」なんて
思ってみたりしますが、そんなことはなく「調査した分だけ、複雑な業界構造･課題なども把握」し始めます。
より、今までの検討チームでないメンバーが入るミーティングでは、
丁寧に、資料構成を話すようにしましょう。
２つの論点に対しパワーポイントを２枚作成し、課題は業界多岐に渡るため、４枚ほどで作成。
計６枚で説明をいたします、など。
目的･メリットを話す
参加者が「この場に出席する理由、メリット」を丁寧に話す。
１.プレゼンする､される目的
- 同席に座しての、セッション意義（なぜ参加するか、しているか）に納得できている
２.セッションメリット（情報、商品、あらゆる価値の獲得）
- これから “話を聞く価値” に、納得ができている
会議の満足度や参加意義は、「目的達成度」あるいは「メリット獲得感」によって定義されると思います。
要は「欲しいと思っているもの ≒ 目的、メリット」を自覚･把握し「実際に得られたかどうか」
なので
・” 対話の目的”を明確にドキュメントに書いて、セッションの最初に話す
（このミーティングでは何を目指すのか。考えて欲しいことは？）
・観衆が “価値が高い” と感じる “解くべき問いとアンサー” を最初に「構造で」端的に、部分的に話す
（全て最初に話しては聞く気も失せるので「メリットを理解している事と、回答構造」を端的に）
何がメリットかも分かっていないのに「この提案は良かったか」なんて分かりません。
また、目的も分かっていないのに、何かに意見することも難しいです。
そんな状態では「ミーティングが良い時間だった」と思いにくいので、この辺りは丁寧に説明が必要ですね。
“数枚資料” の必要性を話しつつ､プレゼン
ここから説明開始。
(ここまで長いように感じますが、説明準備をした上でのトークなら、５分とかからないと思います💡)
説明は、サマリー、その後補足という大枠の説明に従いつつ「プレゼン枚数、ナンバー」にも触れて説明を行う。
(「10枚もあるパワーポイントで、何を話そうとしているのか」不明で聞き続けるのは、苦痛なので)
また、資料が大量にある場合は、どこに向かうつもり？何が入っているの？無駄が多そう。聞くの面倒だな･･･など、いろいろ感じます)
ので、「サマリーの①→補足は･･･ サマリーの②→補足は･･･」といった工夫など、聞きやすい説明します。
そして、この “サマリー” が、最も重要。このパートのペーパーとトークで、
オーディエンスの「セッション参加の価値、その感覚全てを決めている」と言っても良いと思います。
ポイントとしては前述の「メリットを構造で、部分的に感じられる」要旨の提示。
・原則として、１枚目で要旨を語るペーパー
・観衆が “価値が高い” と感じる “解くべき問いとアンサー” を「構造で」端的に話す
・全て話しては聞く気も失せるので「メリットを理解している事と、回答構造」を端的に､部分的に示す
この辺（要旨→詳細の示し例）は、別編 “プレゼンテーション･前編” でもご紹介。ぜひ見てみてください
まとめ
以上、オーソドックスなプレゼン手法を解説。
ロジカルに「オーディエンスの不愉快や漏れ」を減らす意図の説明なので、失敗は少ないと思います。が、
人によって「良いから結論だけ言ってくれよ」なんて、通じないことも、もちろんあります。
その場合は、かいつまんで「情報ギャップ」だけ捉え、結論だけ言ってしまうのもありですね。
例えば、
「～のような会議を踏まえ、～部長にプランの承認を取りたく、このミーティングを開催。」
「３つ承認候補のプランがあるので、それを資料１０枚程度で説明します。」と話すだけなど。
何れにせよ、本記事の “基礎” を抑えていれば、抜粋プレゼンはいつでもできます。
まずは基礎。丁寧に進めるミーティングを実践してみてください。
ではまた。
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